SOP (Standard Operating Procedure)

Standard Operating Procedure atau yang akrab disingkat SOP merupakan standar manajemen yang berlaku di waralaba. SOP adalah salah satu kunci mengapa waralaba bisa meraih sukses. SOP berisi tata cara yang harus diikuti oleh semua pemilik waralaba agar sesuai standar pelayanan dan lebih menjamin kesusesan waralaba mulai dari memilih karyawan, cara memproduksi, bagaimana melatih, bagaimana memasarkan dan sebagainya. SOP adalah salah satu penyebab mengapa kita membeli waralaba lebih mahal disbanding membuat bisnis sendiri karena SOP bisa dianggap sebagai rahasia sukses bisnis yang ditransfer dari pewaralaba kepada terwaralaba.

Setidaknya ada 7 SOP wajib yang akan anda terima dan perlu dipelajari jika membeli waralaba.

1. Produksi dan Distribusi.

Produksi menjelaskan tata cara bagaimana tahapan memproduksi produk sesuai standar. Distribusi menjelaskan bagaimana perpindahan produk dari satu tempat ke tempat lainnya. Contoh SOP yang termasuk produksi dan distribusi seperti proses mendapatkan bahan baku, proses mengelolah bahan baku menjadi produk siap jadi, proses pengemasan barang yang dibeli dalam bentuk curah menjadi produk dalam kemasan, proses pengaplikasian sebuah produk, proses menghasilkan sebuah jasa tertentu.

2. Pemasaran

SOP waralaba bisanya menyediakan bagaimana proses memasarkan produk. Contoh SOP yang termasuk SOP pemasaran diantaranya proses mengetahui konsumen dari produknya,proses melakukan komunikasi dengan konsumen tentang keberadaan dan manfaat produk-produk, proses melakukan penjualan kepada konsumen

3. Akuntansi, Keuangan, & Pajak

Waralaba yang baik akan menyediakan SOP bagaimana mengurusi hal-hal yang berkaitan dengan arus uang keluar dan masuk (dari hasil transaksi harian), bagaimana membuat pembukuan atau penyajian laporannya. Contoh SOP yang termasuk akuntansi ini seperti proses transaksi harian ditempat usaha kita, proses pencatatan/pembukuan transaksi-transaksi tersebut, proses perhitungan, pelaporan, dan pembayaran pajak.

4. SDM & Pengembangannya

SOP SDM meliputi proses rekrutmen, seleksi, pelatihan dan pengangkatan karyawan serta pengawasan kinerja karyawan sehari-hari. Sedangkan pengembangan SDM meliputi evaluasi kinerja karyawan, re-training (pelatihan lanjutan), promosi, dan sebagainya.

5. Pelayanan & Pengelolaan Pelanggan

SOP pelayanan dan pengelolaan pelanggan meliputi proses penyambutan konsumen/pelanggan yang datang ketempat usaha kita, proses membantu konsumen/pelanggan memperoleh segala kebutuhannya, proses membangun database pelanggan, proses pengelola pelanggan.

6. Operasional Usaha

SOP ini meliputi kegiatan–kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan setiap hari, setiap bulan, atau setiap tahun. Kegiatan-kegiatan ini sudah ditentukan tanggal operasionalnya sehingga tidak saling menggangu, justru saling mendukung. Contoh SOP operasional seperti prosedur operasional sehari-hari, prosedur penanganan complain, prosedur pengawasan usaha, prosedur evaluasi usaha, prosedur pengurusan legatitas usaha, prosedur pengamanan tempat usaha.

7. Pembukaan & Penutupan Usaha

SOP pembukaan dan penutupan usaha meliputi prosedur perencanaan pembukaan usaha baru, prosedur realisasi rencana pembukaan usaha baru, prosedur pengelolaan risiko pada usaha yang sudah berjalan, dan prosedur penutupan usaha & pemberesan.